It is December already, the end of 2019 is drawing near but it also means that waktu efektif bekerja tinggal sedikit karena banyak terpotong libur Natal dan akhir tahun… Banks are closing and off course our customers are going away for the holiday, most of them won’t be available until after the New Year.

Umm… Jangan terpikir kerjaan tinggal sedikit dan counting down to holiday too because as usual, gathering creeps in like a ghost!

Approximately two weeks ago my Branch Manager informed me that there would be one final gathering in December. It will be a mini gathering in a cafe in Pakuwon Mall with only 100 invitations sent to customers in which our branch is the main PIC of the event (our location is the closest to the mall and off course, who wants to hold an event at the very end of the year…*sneer*). Fokus utama acara kali ini adalah untuk clear out stok unit tahun 2019, terutama untuk kendaraan tipe Rush dan Fortuner.

Hal-hal yang disiapkan, seperti biasa bikin desain undangan gathering. Saya bikin draft undangan, kira-kira desainnya mau seperti apa kemudian have our graphic designer created it. Setelah beberapa revisi dan approval Kacab, barulah media lainnya seperti poster dll dibuat. Ehmm cuma poster sih! Tidak bikin backdrop because this is a mini gathering. Konsepnya duduk-duduk di cafe sambil ngobrol. Next, bikin lucky dip dan voucher makan. Lucky dip diperuntukkan untuk customer yang pesan kendaraan saat event, sedangkan voucher makan untuk all invited customers. Jadi ketika customer datang & melakukan registrasi kehadiran, mereka akan dapat voucher makan. Nah di voucher itu mereka bisa pilih menu yang diinginkan, and make the order using said voucher.

***

 

Teknis pelaksanaan acara kali ini pun terbagi menjadi dua macam. Pertama ada public display alias pameran yang mendahului di tanggal 23-28 Desember 2019. Puncak dari public display adalah di hari Sabtu, 28 Desember 2019 bersamaan dengan gathering. Jadi customer yang diperoleh saat public display bisa lanjut bernegosiasi dan dealing hingga gathering. Saat itulah customer berkesempatan untuk mengambil lucky dip jika mereka melakukan pemesanan kendaraan. Nah, kenapa memilih tempat di Roppan? Well, tentunya selain dari pertimbangan anggaran, secara teknis posisi Roppan dekat dengan atrium tempat public display berlangsung. Spot itu yang memang biasa dipakai Auto2000 ataupun tenant lain untuk public display karena memang cukup ramai.

Hari Sabtu, saya bersama dengan Supervisor stand by di lokasi jam 12.30. Tak lama kemudian, admin saya yang bertugas jaga bareng datang. To be honest, I was a little bit skeptical about the event. Mall-nya aja udah sepi, tidak seperti weekend pada umumnya. Ya dong, sebagian besar orang khususnya warga Surabaya Barat sudah ciao berlibur bahkan sejak hari kejepit nasional di libur Natal kemarin. 

Sampai sekitar jam 15.00 lalu lalang customer yang hadir masih cenderung sepi. Ummm sempat mikir apa acara bakal kelar cepat ya karena nggak ramai-ramai amat. Ternyata oh ternyata, ketika sudah mulai agak sore, sekitar jam 16.00 customer mulai berdatangan. Jadi sepertinya karena ini event di hari Sabtu, customer memutuskan datang sore sekalian malam mingguan gitu! Ramai lah acara, yang semula menurut undangan acara selesai jam 17.00, di-extend sampai ke jam 17.30.

Kalo lihat ekspresi dari Kacab, seems like the gathering ended well. Target kehadiran undangan dari total 100 undangan yang disebar adalah 50 undangan dan tercapai. Perolehan pemesanan unit juga cukup banyak. 

Acara selesai, beres-beres perlengkapan andalan gathering yang dibawa dari cabang, and that’s a wrap for this year’s event. Final lap I suppose, not just for this year but also for the entire experience of myself being involved in Auto2000 Wilayah’s public event; but that’s another story that hopefully I can muster the energy to post!

“Sometimes the smallest step in the right direction end up being the biggest step of your life.Tip toe if you must, but take the step.”
Anonymous