Toyota Spektakuler Exhibition at Pakuwon Mall

by | Oct 27, 2019 | Days as a CR Girl, Journal | 0 comments

 

Hallo blog sayang, I’m baaack… dengan sebuah cerita tentang satu lagi event wilayah yang diadakan di Pakuwon Mall. 

Sekitar akhir September, Pak Djoko, Kacab saya share file marketing tools dari pusat. Jadi, jika ada payung program atau program yang dibuat dari pusat, baik itu Toyota ataupun Auto2000 cabang (terutama PIC-PIC) akan diberi file agar dapat digunakan untuk keperluan promo di wilayah masing-masing. Hal ini agar semua bahasa marketing dan juga tampilan visualnya terjaga selaras dan konsisten. Di saat  yang sama, saya bersama team EO Wiyungers (team yang terbentuk karena persamaan nasib, terdiri dari Haryono, Ary, Andis dan saya untuk handle acara-acara yang diadakan di cabang) sedang menggodok kegiatan kekaryawanan cabang yang rutin diadakan tiap tahun, yaitu employee day. Rencananya employee day ini akan diadakan di weekend pertama Oktober 2019.

Setelah menerima file dari Kacab, saya tanya, “Pak, ini buat apa?”

“Ya didesain.. buat expo nanti 8 Oktober,” jawab Kacab saya.

Aseeeeeek. Back to back event lagi: employee day dan acara wilayah.

Kacab saya lalu memberikan beberapa tambahan detail untuk dicantumkan pada desain promo medsos dan undangan acara. Dua hari kemudian, tanggal 30 September Kacab update kabar bahwa untuk keperluan pameran perlu editing video promo program dan TV Commercial. Seperti event serupa sekitar tahun lalu di mall yang sama. Saya berkoordinasi dengan desainer grafis dan juga video editor. Infoin brief desain, juga rangkaian due date  dan jadwal supaya mereka stand by dan mudah dihubungi sampai urusan beres. Begitu juga dengan vendor cetak. Seperti halnya saya saat itu desainer grafis dan vendor cetak sedang back to back beresin produksi untuk employee day cabang. 

Ada dua macam video yang harus dikerjakan. Video pertama, adalah membuat TV Commercial singkat, dengan durasi sekitar  1 menit tentang program Toyota Spektakuler. I sent my editor a story board supaya ada bayangan mau seperti apa videonya. Nah nanti setelah video ini selesai dan approved, video TVC ini akan dirangkai dengan video kedua. Video kedua adalah kompilasi TVC produk-produk Toyota, mulai dari iklan Innova, Yaris, Alphard hingga iklan-iklan promo service dan spare parts

Desain material promo untuk medsos dan undangan sendiri masih dalam proses, ada detail-detail info yang menunggu kepastian dari tim panitia, begitu pula dengan revisi-revisi draft desain yang kemudian dibuat. Barulah pada Jumat, 4 Oktober (sehari sebelum berangkat employee day) desain undangan di approved dan naik cetak. Saya kasih lampu hijau ke video editor untuk mulai bekerja, sambil saya ngejarin setengah ngerayu sambil maksa vendor cetak supaya 2.730 lembar undangan acara yang baru aja naik cetak siang hari, agar bisa kelar malamnya. Sembari menyelesaikan material cetak untuk acara employee day cabang saya juga doooong. Hari Jumat, udah H-1 acara employee day tapi masih ada backdrop, booklet dan printilan kecil-kecil lainnya yang masih proses cetak. Nanti detailnya ada di postingan khusuuuus tentang acara employee day ya! Hahaha.

Keesokan paginya, Sabtu, 5 Oktober… saya datang ke kantor lengkap dengan kostum piknik karena ‘kan mau berangkat employee day! Hohoho. Sambil deg-degan karena undangan Toyota Spektakuler masiiiiih dicetak. Jadi di perjalanan menuju lokasi employee day, sambil beresin keperluan employee day, sekaligus nguberin vendor dan monitoring video editor agar video bisa di-preview hari Senin, 7 Oktober. Oh ya, selain cetak undangan, vendor juga harus menyelesaikan cetakan brosur sebanyak 6 rim yang harus ready by Wednesday. Plus, ada giant banner yang harus dicetak untuk masing-masing cabang di Surabaya. Ada 9 cabang di Surabaya yang frame giant banner-nya punya ukuran berbeda-beda. Dimensi giant banner, sesuai dengan namanya, cukup besar… sekitar 4 meteran ke atas lah. Jeng jeng jenggg… 

Selama employee day saya nggak bakalan bisa utak-atik urusan Toyota Spektakuler karena selain repot sebagai panitia inti, acara ini full outdoor dan lokasinya dikelilingi hutan yang sinyalnya nggak bagus-bagus amat.

Sore-sore sekitar jam 17.00 barulah vendor kasih update undangan sudah selesai cetak dan segera meluncur ke cabang dan dealer masing-masing. Lumayan lega!

***

TV Commercial is done!

Selesai urusan outing bersama rekan-rekan di cabang, saatnya hustling back to exhibition prep! Hari ini editor kasih preview TV Commercial. Kacab saya mendadak info, kalo kita juga butuh pricelist untuk dibawa salesman saat menjaga pameran. Info yang mendadak, tapi nggak terlalu rumit karena pricelist cabang saya sendiri sedang in progress dibuat desainnya. Saya tinggal modifikasi agar sesuai dengan standarisasi yang digunakan untuk pameran wilayah. Pricelist nantinya akan dicetak beberapa aja (mungkin sekitar 20-30 lembar) dan di-laminating. Pricelist ini akan digunakan salesman saat bertugas dan dikembalikan ketika shift jaga mereka selesai. Jadi memang nggak perlu cetak banyak-banyak. Saving so much trouble!

“The struggle you’re in today is developing the strength you need for tomorrow. Don’t give up.” -Robert Tew

Meski dengan persiapan yang cukup mepet, sambil menggarap acara lain, tapi bagian kontribusi saya di event ini berhasil terselesaikan dengan baik. I can tick one more thing off my box now!

Sampai jumpa di event mepet selanjutnya!

Written by Anty

A CR Girl turned stay at home Mom of 3 kids. Missus Heroine is the place where I share my thoughts and journey adapting into my new roles as well as many other things. Here I am, in a journey of becoming the Heroine I want myself to be.

More From This Category

Pregnancy Skincare Routine

Pregnancy Skincare Routine

Self pampering is my favorite thing. I think most women agree that they enjoy self pampering... and that the easiest self pampering is taking care of yourself by doing skincare routine! Well, saya sering mendengar cerita perempuan meninggalkan skincare routine mereka...

read more

0 Comments

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published.

Drop me your email and I'll slide into your inbox for updates!