Setiap tahun, perusahaan mengadakan acara outing karyawan. Intinya sih seluruh karyawan diajak pelesir, biasanya nginep semalam di luar kota. Tujuan dari kegiatan ini beragam: untuk refreshing karyawan, “mencairkan” suasana biar nggak kaku urusin kerjaan melulu, meningkatkan kebersamaan, kerukunan juga teamwork. Acara kekaryawanan seperti ini di Auto2000 ada dua macam, pertama family day di mana karyawan bisa mengajak anggota keluarganya. Kedua, employee day, acara yang khusus diikuti oleh karyawan saja (tanpa anggota keluarga). Jika di acara family day lebih mengutamakan sesi bersantai (karena karyawan bersama-sama dengan keluarganya) maka  employee day terdiri dari rangkaian kegiatan yang cukup padat materi alias team building! 

Tahun ini giliran Auto2000 mengadakan employee day. Sejujurnya, jika saya boleh berpendapat, I would rather have an employee day than a family day. Kalo kata Ary, Andis, dan Haryono, itu dalih saya agar nggak kesepian karena yang lain udah bawa keluarga sedangkan saya belum. Jika acara berupa employee day, bagi saya memang lebih “seru” karena yang namanya karyawan kalo nggak bawa keluarganya di acara piknik, jadi lebih laid back, nyantai nggak ja’im. Case yang sering terjadi, panitia inti dikomplain sama karyawan dengan alasan rundown mepet atau jadwal padat dan pasangan/keluarga si karyawan rewel but to be honest, we have given out the schedule and it’s up to you to manage your family, make sure they follow the schedule. Arguing with us as panitia inti only shows your incapability as the head of a household. If the boss’ family (who arguably have way more ego and privilege than yours) can do it, why can’t yours do it? There I’ve said it… but surely those aren’t my main reason. 

Mengurus perencanaan employee day relatif lebih mudah, karena jumlah peserta lebih sedikit dan acara benar-benar terprogram dengan padat dengan tujuan yang clear as day: team building. Nggak banyak variabel eksternal yang tidak bisa dikendalikan dan mengganggu kelancaran acara. Bikin program acara juga relatif lebih mudah karena pelaksanaan acara employee day pasti bekerja sama dengan penyelenggara team building. Nggak dipikir sendiri aja sama team EO gitu. 

***

Kasak-kusuk perencanaan employee day mulai didengungkan sekitar pertengahan Agustus setelah kelar meng-handle acara peringatan HUT RI di cabang. Ary, Andis, Haryono, dan saya punya grup WA sendiri dan kami sempat menyentil topik employee day tersebut. Kebetulan tahun ini adalah giliran perwakilan dari team sales yang menjadi ketua panitia. Maka, dengan suara bulat kami semua menunjuk Ary untuk jadi ketua panitia. Wahahaha. Ya sudahlah, kandidatnya ‘kan itu-itu lagi: Ary dan Andis dari sales, Haryono dari admin, dan Mas Ekhwan dari Service. Tinggal tunggu giliran aja hehe. 

Langkah pertama yang dilakukan adalah membuat survey karyawan via Google Form. Pakai Google Form lebih praktis ya, pengisiannya tinggal klik dan hasil survey langsung terekap. Dalam survey tersebut, kami meminta karyawan untuk mengisi masukan atau ide yang mereka punya terkait masing-masing poin dari budaya perusahaan. Ada 5 poin di budaya perusahaan Auto2000: Focus on Customer, Integrity, Respect for Others, Strive for Excellence, dan Teamwork. Survey ini sekaligus mendata ukuran kaos seragam yang akan dipakai saat team building. Oh ya, survey dilakukan secara anonim ya agar tidak terjadi kesenjangan dan karyawan lebih leluasa mau mengungkapkan pendapatnya. 

Setelah survey ditutup, kami berempat melakukan analisis berdasarkan data yang ada. Teamwork, adalah poin yang paling mendapat banyak suara, diikuti dengan Focus on Customers, Respect for Others, Strive for Excellence, dan Integrity.  Kami memutuskan untuk employee day kali ini, tema besar yang akan diangkat adalah RESPECT. Lho, padahal ‘kan yang paling banyak mendapat suara si Teamwork? 

Nah begini, kami berempat menempati cabang ini relatif sejak awal berdirinya di 2012. Seiring berjalannya waktu, adanya rotasi pejabat cabang, senioritas, turnover karyawan, perubahan kondisi bisnis, sedikit banyak mempengaruhi kualitas relasi antar karyawan dan ujung-ujungnya mempengaruhi produktivitas dan kelancaran bekerja. Padahal kami ini ada di lini bisnis yang berhubungan langsung dengan pelanggan. Urusan internal nggak tepat sedikit aja, bisa berimbas pada kepuasan pelanggan. Pelanggan bisa komplain, bercuit di media sosial, lalu kabur nggak kembali lagi. Makanya, berbekal harapan untuk mengembalikan segalanya ke arah yang benar, kami memilih RESPECT sebagai tema utama. Jika sudah didasari oleh rasa saling menghormati dan menghargai, apapun yang harus dikerjakan dan dengan siapa karyawan berinteraksi tentunya nggak akan jadi masalah. 

RESPECT ini kemudian kami jabarkan lebih lanjut, yaitu: Religious, Encourage, Solidarity, Positivity, Empathy, Care, Thankful. Sub items tersebut, yang jika digabung menjadi satu kata RESPECT, itulah yang kami angkat sebagai fondasi yang harus diperkuat kembali di antara Wiyungers. Wiyungers adalah nickname yang kami buat untuk warga Auto2000 Wiyung. Sebutan ini bisa berlaku untuk internal karyawan, atau juga untuk pelanggan sebagai bagian dari keluarga besar Auto2000 Wiyung. 

Survey karyawan beres, lanjut dengan survey ke lokasi acara yang diincar: Royal Caravan, Trawas. Kalo nggak salah, dua tahun lalu saat hendak mengadakan employee day juga, kami sempat mendatangi tempat ini untuk survey. Lokasi tersebut tidak sempat kami pilih karena ternyata saat itu masih proses renovasi, fasilitas belum lengkap sepenuhnya dan masih ada area-area yang kotor ataupun ditutup karena proyek renovasi masih berlangsung. Nah, denger-denger, tahun ini renovasi sudah kelar dan Royal Caravan sudah jauh lebih menarik… tergelitiklah kami untuk mengecek. 

Mau berangkat survey aja, pakai drama dulu karena ternyata Haryono nggak dapat lampu hijau dari Supervisornya untuk berangkat. Diminta buat beresin kerjaan aja di kantor, survey-nya via video call aja hahaha. Akhirnya kami bertigalah yang berangkat jalan-jalan (eh survey…) ke Trawas. Kami berangkat tanggal 12 September. Pihak hotel mengajak kami berkeliling untuk melihat fasilitas yang ada di sana. FYI, Royal Caravan ini bukan sekadar hotel biasa sih, tapi mereka ini adalah hotel yang fokus di kegiatan rombongan dan team building. Untuk area tinggal, mereka memiliki beberapa jenis bangunan: barak, kamar (selayaknya kamar hotel) caravan yang terbuat dari kontainer, dan yang paling trendy: glamping! Unit glamping ini cuma sedikit, dan langsung membuat kami kecantol hahaha. Letak area glamping cukup secluded, terdiri dari cluster kecil tenda-tenda putih yang di dalamnya ada fasilitas kamar hotel lengkap: bed, TV, AC, kamar mandi. Timbul niatan untuk mengalokasikan glamping yang jumlahnya sedikit ini untuk tim inti acara alias kami berempat dan tim Hore dari Sales. Biar seru dan ramai! Jauh dari mana-mana, jadi nggak bakal diprotes manajemen cabang karena bikin berisik.

Baiklah, kita fokus dulu ya ke agenda survey. Setelah berkeliling lihat kamar, kami juga ditunjukkan fasilitas lainnya seperti mini market, musholla, pendopo (ada beberapa), restoran dan newly built kolam renang. Nilai plus dari Royal Caravan ini adalah letaknya yang dikelilingi oleh area hutan Perhutani. Hutan beneran yang kalo malam peteng dhedet. Sinyal susah-susah gampang tapi nggak separah di Kaliandra dulu. Selain itu, nilai plus lainnya adalah mereka memiliki team outbond sendiri yang profesional… kalo nggak salah leadernya eks- TNI AL (CMIIW) dan mereka sudah biasa menangani acara team building dengan beragam jumlah dan latar belakang rombongan: mahasiswa, TNI, karyawan, dll. Ini niiih kenapa survey aja bawa bekal air mineral botolan dan sepatu keds: selain mendiskusikan konsep team building, kami diajak langsung keliling ukur jarak yang akan kami lakukan nantinya. Siang-siang pas matahari lagi terik-teriknya kami bertiga menyusuri rute di dalam hutan (panasssss) sepanjang 1,5 KM saja. Actualnya saat hari H kami minta rute ditambah lagi agar total jarak genap menjadi 2 KM. Sesekali kami berhenti buat ambil napas dan rekam video untuk ditunjukkan ke Kacab dan princess Haryono yang sedang dipingit di cabang! 

Hasil survey karyawan dan survey lokasi acara saya rangkum jadi satu dalam sebuah presentasi, ditambah dengan estimasi anggaran yang diperlukan. Estimasi anggaran ini disusun oleh PGA kami, Agatha. Jadi total tim inti di acara ini adalah 5 orang: EO Wiyungers + Agatha. Keesokan harinya, tanggal 13 September kami berlima melakukan presentasi dan diskusi bersama Kacab. 

Buat saya, dan hasil kasak-kusuk kami berempat di grup… Kacab kami ini orangnya easy going dan sangat suportif. Nggak bossy apalagi ruwet. Marah? Pernah dong kalo anak buahnya nggak perform dengan baik, apalagi kalo sudah dibina bolak-balik tapi masih ndableg. Wajar dong kalo marah. Nah satu lagi, Kacab saya orangnya suka diskusi dan argumen harus valid. Nggak cuma asal ngomong tapi ada data dan analisis yang jelas. Saat diskusi pun saya merasa kok, pertanyaan-pertanyaan yang diajukan beliau itu untuk menggali pola berpikir kami dan keruntutan argumen yang diberikan. Makanya, sebelum menghadap beliau kami siapkan materi matang-matang, dan latihan dulu berempat… nanti mau ngomong apa. Pengalaman bulan kemarin nih saat planning untuk acara 17-an. Entah kenapa, saat itu kami berempat kok ya sama-sama lagi buntu, nggak ada ide dan nggak bisa mikir. Akibatnya, konsep yang kami ajukan saat presentasi nggak matang daaaan disuruh atret alias ayooo meeting lagi cari konsep yang lebih pas dan masuk akal. 

Presentasi selesai, konsep dan anggaran yang kami ajukan disetujui oleh Kacab. Lega! Bisa lanjut ke langkah berikutnya yaitu detail acara. 

Ide dari Ary, sebagai ketua panitia (Cieeeeeee) teambuilding kali ini harus beda dengan sebelumnya. Sejumlah peserta dibagi menjadi beberapa kelompok untuk menyelesaikan rangkaian tugas dan challenge kelompok, itu pasti. Kali ini yang berbeda adalah team akan diajak untuk berkeliling layaknya mencari harta karun. Jadi nggak diam di satu lokasi besar aja tapi terus bergerak dari satu pos, ke pos lainnya berdasarkan peta yang dimiliki. Perburuan harta karun Wiyungers! 

Untuk membangun antusiasme dan semangat karyawan, kami viralkan dulu di grup WA masing-masing departemen sebuah teaser poster acara sejak pertengahan September. Seperti biasa, saya buat draft desain di kertas, lalu saya sampaikan brief desain, copy dan detail-detail desainnya ke desainer grafis, lengkap dengan pesan, “Cantumin tulisan: arranged by EO Team Wiyungers ya!” Iya, percaya diri nggak apa-apa, it’s our hardwork and we will take the credit proudly. Jangan sampai diklaim orang lain! 

Kami mulai membagi tugas dengan lebih detail. Ary sebagai ketua mencetuskan konsep dan ide yang selanjutnya kami diskusikan bersama. Udah paham saya, kalo partneran sama Ary bikin acara apapun pasti umbo rampe alias printilannya banyak. Brainstorming berempat, mulai dari konsep permainan di masing-masing pos, rundown acara, dan lain-lain. Andis dan Mas Ekhwan sebagai Ketua & Wakil Ketua IKA dari dua departemen yang paling banyak rakyatnya: Sales dan Service membaca kondisi di lapangan dan membantu mengkondisikan karyawan. Kadang tuh ya, suka ada oknum-oknum nggak jelas yang ada aja celetukannya untuk mempengaruhi rekan-rekan kerjanya sekaligus bikin bete panitia. Hohoho. Agatha menggarap anggaran, konsumsi karyawan di perjalanan, sekaligus tektokan dengan Ary terkait hadiah doorprize dan sponsorship sedangkan Haryono berkoordinasi dengan anggota panitia lainnya untuk urusan teknis: transportasi, sound, kabel, monitor, dan lain-lain. Haryono anak band dan kami di Wiyung punya inventaris sound lengkap beserta monitor dan kabel-kabelnya, begitu pula dengan drum serta panggung dan backdrop knockdown.  

What about me, then? Oh I did the usual: bagian printilan repot-repot! Pertama, saya buat konsep desain mulai dari logo acara, nuansa warna, pingin gambarnya seperti apa, dll sebagai brief bagi desainer grafis untuk membuat material promosi. Material promosi yang digunakan ada beberapa: poster teaser, poster acara betulan yang sudah ada detailnya, backdrop untuk dipasang di stage, banner untuk foto bersama, desain kaos untuk seragam team building, lembar komitmen untuk ditanda tangani bersama, dan tentunya desain booklet acara. 

Booklet acara adalah lembaran A4 yang dicetak bolak-balik dan dilipat menjadi seperti buku. Booklet ini dibagikan ke setiap karyawan dan berisi rundown, tata tertib acara, daftar kamar, dan tempat untuk stempel kehadiran di setiap sesi acara. Nantinya, booklet yang terisi stempel dari semua sesi acara digunakan untuk pengambilan doorprize bagi yang menang. Aturan aslinya sih, kalo stempel nggak lengkap, doorprize nggak cair. Tujuannya supaya peserta hadir di semua sesi acara… tapi yah ujung-ujungnya mana tega coba, udah menang doorprize tapi nggak dikasih cuma gara-gara stempel.

Kedua, di luar urusan desain dan produksi, ada urusan administratif yang saya tangani: membuat rooming list peserta, menyusun pembagian team outbond, cetak kupon undian dan signage arah di lokasi outbond, serta mempersiapkan properti lainnya seperti fishbowl, form register, dummy hadiah, dll. Selain itu ada menu yang harus dipilih untuk setiap sesi makan di lokasi acara: dinner, breakfast, lunch. Agar penyelenggara outbond dari Royal Caravan bisa menyusun materi team building yang tepat (permainan dan value apa yang akan diangkat) saya persiapkan sebuah draft materi yang berisi summary hasil survey, tema yang diangkat, serta kendala dan solusi yang diharapkan.

Draft materi tersebut diberikan ke team Royal Caravan saat kami meeting di cabang pada 23 September untuk dipelajari lebih lanjut. Meeting dengan team Royal Caravan sendiri untuk membahas lebih detail teknis outbond.

Jika di awal tadi kami membagikan teaser poster, sekarang saatnya membagikan poster acara yang detail. Agar peserta bisa mempersiapkan dari jauh-jauh hari beberapa perlengkapan yang diperlukan, seperti sepatu dan pakaian olah raga, obat-obatan pribadi, serta mental. Pasang poster juga sekalian pasang foto hadiah doorprize yang mulai berdatangan dong, supaya peserta jadi lebih semangat!

Menjadi team yang menyusun acara kekaryawanan seperti ini cukup menantang. Pertama, harus membagi waktu antara menyelesaikan target pekerjaan (apalagi akhir bulan begini!) dan  mempersiapkan acara. Mau maju ke Kacab pun terkadang lucu, harus menyusun strategi… beresin target kerjaan dulu baru maju menghadap buat minta support ini itu. Kalo target nggak beres tapi nekat maju, yaaaa bukan dikasih support sih kayanya tapi dikasih wejangan hehehe.  Ketiga, dan ini yang menurut kami paling bikin gemes: setiap ada event cabang, kamilah EO-nya. Sepertinya orang-orang nih ya begitu tau ada agenda event, refleks langsung menoleh ke kami berempat. Menyenangkan kok, dapat kesempatan buat eksplorasi ide kreatif. Bagian yang paling gemesin adalah saat kami harus berhadapan dengan konflik karyawan. Diajakin bantu buat acara, diajarin caranya planning, bilangnya nggak mau. Alasannya? “Kalo kita bantuin dapat apa? Perusahaan ‘kan nggak bayarin kita buat itu.” Dengan kata lain, cuma mau kerja sesuai jobdesc masing-masing. Baiklah, kami aja berempat yang kerjain lagi dan lagi. Ehhh.. masih juga denger keluhan: “Acaranya kok gini sih? Harusnya gini lho gitu lho… ” Kesel ‘kaaan dengernya. Belum lagi mereka-mereka  yang saat hari H acara tiba-tiba M.I.A, even Department Head mereka kadang nggak tahu, mereka hilang ke mana.

Employee day kali ini juga nggak lepas dari case di atas. Harapan sebagian karyawan, tahun ini bakal ada acara family day lagi agar bisa ajak keluarga jalan-jalan. Padahal tau sendiri yang namanya employee day dan family day itu digilir setiap tahunnya agar berimbang: senang-senang bersama keluarga iya, team building biar sesama karyawan makin guyub iya. Kalo nggak ada courtesy mungkin saya udah nyeletuk, “Jangan jagain perusahaan dong buat jalan-jalan gratis sama keluarga. Nabung kek daripada duitnya dipake beli rokok ama karaokean.” Untuk mengatasi suara-suara sumbang seperti ini, biasanya Andis dan Mas Ekhwan yang turun tangan langsung. Mendekati opinion leader  supaya suasana kembali kondusif.

Case satu lagi yang sempat bikin saya naik tensi, adanya beberapa karyawan perempuan yang merubah-rubah keputusannya antara ikut dan nggak ikut dengan beragam alasan. Di cabang saya, cuma ada sekitar 11 orang karyawan perempuan. Room list yang sudah saya susun rapi-rapi, jadi bongkar pasang karena segelintir orang. Akibatnya, booklet yang di dalamnya juga tercantum rooming list baru naik cetak 4 Oktober malam alias sehari sebelum acara. Nah, karena saat itu kami sedang back to back mempersiapkan Toyota Spektakuler, desainer grafis saya fokuskan untuk beresin desain Toyota Spektakuler yang masih mentah sehingga booklet employee day saya sendiri yang me-lay out. Nge-lay out booklet sambil beresin kerjaan sendiri, sambil siapin printilan-printilan untuk employee day dan Toyota Spektakuler. Semangat!

***

Backdrop, banner, booklet dikirim oleh vendor tengah malam. Pagi-pagi kami finishing dan checklist semua item. Team sales yang mayoritas mau ikut paint ball di sore hari sudah diinfo agar nggak kesiangan berangkat. Supaya paint ball bisa tepat waktu dan tidak mengganggu sesi acara di malam hari.

Saatnya kami berempat sebagai team sweeper berangkat duluan ke lokasi. Pertama, untuk memastikan semua fasilitas dan juga teknis check in sesuai data karyawan sudah siap. Kedua, untuk berkoordinasi kembali dengan team outbond dari Royal Caravan. Ketiga, ya untuk santai-santai dan makan siang dulu sebelum kerja lembur dua hari!

Seperti rencana awal, team EO dan team Hore dari sales  menempati area glamping. Lokasinya melipir dari cluster kamar yang lain dan ada gate kecilnya untuk masuk. Enaknya lagi, glamping letaknya sebelahan dengan pendopo yang kami gunakan untuk sesi acara sehingga nggak usah jauh-jauh jalannya. Setelah selesai segala pengecekan, nggak lama kemudian sales mulai berdatangan. Yup, tepat waktu untuk main paintball meski ternyata dari pihak paintball-nya malah terlambat datang. Sore hari adalah saatnya waktu bebas. Semua peserta boleh buat kegiatan sendiri, makan, renang, istirahat, dan lain-lain.

Sore sekitar jam 18.00, saatnya sesi acara di pendopo. Sebelum acara dimulai, sempat terjadi ribut-ribut sedikit di glamping. Nggak lama kemudian saya yang sudah di pendopo disusul oleh rekan-rekan sales yang bilang kalau di glamping ada tikusnya! Oh nooo.. Akhirnya semua balik ke glamping dan cek kamar masing-masing. Yup, ada sisa-sisa keberadaan tikus di balik tempat tidur. Saya dan roommate saya, Maya request untuk pindah kamar sedangkan sales yang lain minta agar kamar mereka dibersihkan saja lantaran sudah telanjur pewe, nggak mau pindah kamar.

***

Rangkaian Wiyungers Treasure Hunt! ini dibagi menjadi 2 bagian. Bagian pertama pada malam hari, adalah makan malam sambil seminar ringan mengenai #RESPECT. Acara dipandu oleh Ary dan Andis sedangkan materi dibawakan oleh trainer dari team outbond. Lupa nama trainernya siapa, namun penyampaian materinya jelas, dibawakan dengan ringan dan penuh humor. Semua peserta kelihatan menikmati. Sesi training ini adalah bagian “teori” sedangkan penerapannya akan dilakukan besok pagi saat outbond. Jadi pas, ada teori, ada praktiknya.

Keesokan paginya kami semua berkumpul di area pendopo jam 06.30 untuk senam pagi, sarapan, kemudian lanjut dengan kegiatan treasure hunt. Nah, Kacab saya pagi-pagi sudah siap di lokasi tapiiii sepi! Terutama rekan-rekan sales yang nggak kelihatan wujudnya. Kacab saya pun tanya, “Kamarnya sebelah mana?” Eng ing eng… saya mengantar beliau ke area glamping dan satu per satu beliau ketokin kamar sales yang masih pada tidur!

Usai sarapan, instruktur outbond mengumpulkan kami di lapangan depan pendopo. Kami berbaris sesuai dengan kelompok masing-masing, lalu dimulailah petualangan hari ini. Pencarian harta karun alias Wiyungers Treasure Hunt dibagi menjadi 6 pos. Pos pertama, peserta akan disebar untuk menemukan peta yang akan memandu mereka untuk melaju ke pos berikutnya. Di pos kedua hingga kelima ada beragam permainan team seperti labirin, si buta dan tuli, dll. Di pos keenam, yang merupakan pos terakhir bakal ada permainan yang paling seru yaitu: dance drum. Nantinya peserta secara berkelompok harus bisa menyeberangi kolam dengan cara meniti sebilah bambu sambil pegangan drum yang digantung. Nggak boleh jatuh, karena jika sampai jatuh… kecemplung kolam!

Setiap team dibekali beberapa botol air mineral 1 liter untuk minum di perjalanan. Ada poin tersendiri buat team yang hingga usai treasure hunt jumlah botol minumnya masih lengkap, alias tidak dibuang sembarangan. Jika sudah telanjur dibuang bagaimana? Hohoho berarti poin team juga berkurang. Sesuai dengan tema yang diangkat, #RESPECT di sini juga menyangkut respect terhadap alam dan perilaku diri sendiri.

Pos yang jadi tontonan bersama jelaslah pos terakhir. Gimana enggak, bukannya konsentrasi biar nggak kecemplung kolam, yang ada.. beberapa peserta saling menggoyang temannya agar bisa kecemplung bareng-bareng.

Usai treasure hunt, peserta bisa melepas lelah sambil coffee break kemudian mandi dan beres-beres, siap-siap sesi terakhir yaitu lunch dan check out!

 

Training sudah, team building untuk menerapkan materi training juga sudah dilalui… artinya, tinggal sesi terakhir yaitu Getting Commitment! Sambil makan siang, Kacab menyampaikan summary dari rangkaian kegiatan employee day, insight-nya apa dan bagaimana kita bisa menerapkannya di keseharian bekerja. Speech tersebut ditutup dengan penandatanganan lembar komitmen, pengumuman team pemenang outbond, juga birthday surprise kecil buat Ary dan Achmad Sales yang berulang tahun di tanggal 5 Oktober. Surprisenya pake Dunkin’ Donut yang dibeli kemarin saat perjalanan dan dititipkan di kulkas hotel. Gapapaaa masih enak kok. ‘Kan yang penting niatnya!

Tak terasa sudah masuk penghujung tahun 2019. Big changes are coming next year, I”m just gonna seize every moment here while it lasts!