IIMS, Kunjungan Industri, dan Mobex Prep!

by | Nov 9, 2018 | Days as a CR Girl, Journal | 0 comments

Me, trying to juggle several things at once


Awal November ini ada event IIMS Surabaya (Indonesia International Motor Show) yang diadakan tanggal 7-11 November 2018 di Grand City Convex. Seperti biasa, Auto2000 ikutan join dan tentunya ada persiapan yang mesti dilakukan. Bedanya, event kali ini bagian yang harus saya persiapkan tidak terlalu ribet karena kali ini saya cuma ditugaskan untuk beresin 1 item aja yaitu senjata utama sales alias pricelist. Jadi tugas saya bikin desain pricelist standar yang akan dipakai oleh sales saat event berlangsung. 

But, as usual there was the catch…

Event mulai tanggal 7 November pagi hari. Saya baru mendapat kabar untuk buat materi tersebut tanggal 5 November malam.

Jadiii apa yang saya batin dari kemarin-kemarin kejadian deh. Kemarin-kemarin saya ngebatin, “Tumben sepi ya… awal bulan mau ada event tapi kok nggak ribut-ribut persiapan.” Hahaha.

Malam itu saya langsung kontak rekan vendor percetakan untuk prepare naik cetak besok pagi sembari ngasih brief ke desainer saya untuk bikin desain pricelist-nya. Di situ saya infoin desainer kalau bakal email content daftar harga yang harus di-lay out malam itu juga. Cuma karena malam itu sekitar jam 20.00. saya juga baru pulang, baru mandi, dan pegeeel banget… jadilah ketiduran dan daftar harga baru saya email besok paginya jam 10.00!

Proses bikin brosur pricelist itu juga agak-agak ribet lho langkah-langkahnya.

Pertama, saya terima data mentah berupa file spreadsheet. Nah data di dalam file ini lengkap banget dengan segala kode-kode barang, untuk keperluan operasional penjualan. Data itu kemudian saya pindahkan ke dalam template spreadsheet yang isinya lebih sederhana agar mudah dibaca dan dipahami oleh desainer.

Kenapa sih harus dipindahkan lagi? Bukannya tinggal baca aja udah tercantum semua tipe kendaraan dan harga-harganya?

Pertanyaan ini nih yang sering muncul dari orang-orang di sekitar (baca: sales yang nggak sabaran!).

Begini lho, karyawan dealer jelas sudah familiar dan paham dengan sajian data-data yang penuh dengan angka dan tulisan karena memang pekerjaan sehari-hari dealer people seputar hal itu. Ibaratnya, kita sebagai orang data/admin, sudah biasa dengan paparan data-data dan lingkup pekerjaan yang sifatnya administratif. Sebaliknya desainer adalah orang visual. Pola kerja di otak mereka beda dengan orang data. Sebagai orang visual, mereka mudah membaca/mencerna gambar-gambar, tapi untuk membaca data yang isinya angka dan tulisan ya akan memerlukan energi dan konsentrasi ekstra buat mereka. Makanya untuk mempermudah pekerjaan desainer sekaligus memperkecil potensi kesalahan input, dibuatlah lay out tabel data yang lebih sederhana.

Data itulah yang dipakai si desainer untuk mendesain brosur pricelist. Setelah draft brosur jadi, desainer mengirimkan draft tersebut ke saya untuk proof reading. Nggak cuma body copy alias tulisan-tulisan aja yang di-proof read tapi yang terpenting penulisan harga-harga unit kendaraan. Ya dong, kalau sampai salah input harga bisa menuai problem di belakang!

Nah untuk urusan proof read harga, saya dibantu sama salah satu Counter Sales di cabang saya. Setelah proof read harga dan body copy di-approve, barulah si desainer mengirimkan file final brosur pricelist tersebut. File inilah yang kemudian diteruskan ke proses produksi.

Proses kemarin cukup berpacu dalam melodi eh waktu sih. Batas waktu untuk setor file cetak jam 16.00. Proses desain, proofing, editing, hingga approval makan waktu agak lama karena hari itu bertepatan dengan adanya kunjungan industri ke bengkel kami dari sebuah SMK di Surabaya. Jadi overlapping gitu sih yang mesti saya kerjakan. Memandu dan mendampingi peserta kunjungan sambil sekalian koordinasi untuk beresin desain.

Kunjungan industri sendiri adalah studi tur yang dilakukan siswa-siswa SMK untuk memberikan gambaran buat mereka dunia kerja di bidang otomotif dan prosesnya seperti apa. Tujuannya agar mereka punya proyeksi profesi mereka ke depannya seperti apa, sekaligus dari sekolah yang bersangkutan menjalin relasi dengan bengkel yang dikunjungi untuk membuka peluang internship atupun lowongan kerja. Kegiatan ini adalah bagian dari kegiatan CSR yang dilakukan cabang kami secara rutin. Dalam setahun ada 2-3 kunjungan industri yang datang.

Rombongan kunjungan industri datang jam 12.00. Jumlahnya sih enggak banyak, cuma sekitar 50 orang. Untuk kunjungan industri ini saya dibantu oleh Technical Leader di cabang (penanggung jawab lapangan untuk operasional servis). Jadi pertama-tama, rombongan berkumpul dulu di ruangan untuk opening sekaligus membagi mereka jadi 2 kelompok. Kelompok pertama tetap stay di ruangan untuk pengenalan profil perusahaan sembari kelompok kedua keliling area bengkel, vice versa.

Nah di sini saya bagi tugas dengan TL. Saya memandu materi pengenalan profil perusahaan, sedangkan TL mendampingi siswa berkeliling area bengkel sambil menjelaskan proses operasional yang ada. Setelah 2 sesi selesai, seluruh peserta berkumpul kembali di ruangan untuk sesi tanya jawab dan closing. Kunjungan selesai sekitar jam 15.00.

Nah karena ada kunjungan industri di atas, urusan pricelist baru kelar sekitar jam 15.40 dan file baru terkirim email  ke vendor cetak jam 16.00. Item selesai cetak malam itu juga dan alhamdulillah berhasil sesuai target, pagi hari tanggal 7 November bisa deh terpakai untuk event. Yeay!!

***

Lanjut di hari Sabtu nih, masih ada hal-hal yang harus dikerjakan. Yup, I work on Saturday too! Hehehe… Jam operasional di hari Sabtu hanya setengah hari, sehingga Sabtu lalu cukup ngebut dan agak spaneng, terlebih karena Sabtu lalu saya sudah ada plan after work. Hal yang saya lakukan Sabtu kemarin, as usual tarik data suara pelanggan, lalu prepare properti dll untuk kegiatan mobex (mobile exhibition) team sales dan closing IIMS di hari Minggu.

Properti itu apa? Hmm yah kalo bahasa Jawa itu istilahnya umbo rampe. Intinya sih segala rupa pernak-pernik yang diperlukan untuk event yang akan berlangsung. Kan ada 2 event nih…

Pertama, closing IIMS properti yang mesti disiapkan adalah dummy hadiah, voucher undian, form registrasi, sertifikat hadiah untuk pemenang, cue card, dan name desk. Kedua, mobex Bikeberry SFB  Sejinah. Bikeberry SFB ini adalah komunitas sepeda lipat di Surabaya. Di hari Minggu mereka akan mengadakan acara syukuran 10 tahun komunitasnya. Nah pada event kali ini cabang saya jadi official partner merekaUntuk event ini kita bikin gimmick dan hadiah-hadiah doorprize untuk peserta. Kemarin itu saya bikinin form undian, materi untuk upload di medsos, dan prepare barang-barang seperti portable booth, x banner, dll.

Niat awal di hari Sabtu mau balik dari kantor tenggo jam 13.00 karena sorenya saya sudah ada plan jadi molor cukup lama juga. Jam 15.30 baru beres semua kerjaan dan bisa cabut dari kantor. Okelah, lebih baik pulang agak molor tapi persiapan beres semua dan hari Minggu saya bisa bebas nggak diribetin dengan sisa pekerjaan. Yang penting plan tetap bisa jalan meskipun harus reschedule ya! Work’s done, time for me time-weekend!

 


Written by Anty

A CR Girl turned stay at home Mom of 3 kids. Missus Heroine is the place where I share my thoughts and journey adapting into my new roles as well as many other things. Here I am, in a journey of becoming the Heroine I want myself to be.

More From This Category

Pregnancy Skincare Routine

Pregnancy Skincare Routine

Self pampering is my favorite thing. I think most women agree that they enjoy self pampering... and that the easiest self pampering is taking care of yourself by doing skincare routine! Well, saya sering mendengar cerita perempuan meninggalkan skincare routine mereka...

read more

0 Comments

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published.

Drop me your email and I'll slide into your inbox for updates!