So I’ve heard… what I did not hear was the when, where, and how the event would be held. Sebenarnya sudah feeling sih, bahwa bakal ada event dengan persiapan serba mendadak. #pengalaman #udahbiasa hehehe. So far, informasi yang saya dapatkan dari Pak Djoko, Kacab saya, menjelang akhir November adalah event bakal diadakan awal Desember, sebelum yang bersangkutan sabbatical leave. Terus apa aja yang harus disiapkan? Belum ada brief detailnya, tapi gambaran yang saya dapat adalah seperti biasa bikin undangan, backdrop, dan kemungkinan multimedia.
Biasanya, kalau mau ada event seperti ini, dibuatlah grup Whatsapp yang isinya panitia acara, untuk memudahkan koordinasi. Seperti biasa juga, saya nggak di-invite. Dulu, awal-awal pernah terbersit perasaan sensi, karena menurut saya part yang saya kerjain cukup krusial, urusan desain, material promosi, multimedia. Sesuatu yang dilihat oleh publik. Nggak mungkin ‘kan suatu acara diadakan tapi polosan aja, nggak ada penanda visual acaranya. As time goes by, I shrugged it off. Toh selama ini saya direct koordinasi sama Kacab sendiri, yang kebetulan beliau hampir selalu menjadi Koordinator/PIC acara. Therefor I still got the A level info. Also somehow I could get a tip from some other Supervisors or Kacab, that I used to make the game plan, alias mempersiapkan lebih awal kira-kira mau bikin desain temanya apa, blocking desainer dan vendor in order to make sure that they were available by the time I needed them. Lagipula ikutan grup WA suka ribet sendiri!
Anyway, Kacab saya info kalo acara ini akan diberi tema yang menggambarkan sosok OM Jatim serta nantinya akan ada kilas balik dan kesan-kesan dari tim manajemen di Jatim terkait sosok beliau. Jadi kita sempat diskusi, mau bikin kata-kata apa buat judul acaranya. Trus yang saya ingat, Kacab bilang gini, “Bahasa Inggrismu ‘kan bagus, coba bikinin dong kata-katanya apa… Kita mau menggambarkan kalo Pak Hendra ini sebagai pemimpin adalah pimpinan yang bukan sekadar perintah anak buahnya, tapi juga mau membimbing, memberikan petunjuk, contoh… dan orangnya penuh semangat. Kira-kira gimana tuh coba kamu pikirkan idenya.”
Ada beberapa usulan ide tema yang sebelumnya sudah digodok oleh para Kacab dan diinfokan ke saya oleh Kacab. Salah satu yang tercetus adalah determination. Ya udah, coba saya buat bagaimana filosofi di balik dua kata itu, dan akhirnya terangkailah Inspiring Determination of Mr. Hendra Purnawan, sebagai tema sekaligus judul. Trust me, it wasn’t as simple as it was. Tiap kali saya kasih judul dalam Bahasa Inggris, saya harus lampirkan juga penjelasan grammar/structure-nya because some people were just…need more assurance.
Judul beres, lanjut untuk bikin desain undangan. Dari 1 desain ini, nantinya bakal dipakai juga untuk backdrop dan multimedia. Lalu bertanyalah saya, “Pak, undangannya saya buat untuk tanggal berapa ya?” Eng ing eng… Kacab saya ketawa lalu bercerita, “Ini saya masih mau meeting dulu ya kepastiannya. Pak Hendra itu cuma ada waktu awal Desember setelah itu beliau cuti panjang ke LN. Rencananya acara tanggal 9 Desember ‘kan ya… tapi ada kemungkinan maju jadi tanggal 2 Desember. Coba kamu siapkan ya. Keburu ‘kan ya?”
FYI, jawaban Kacab saya bukanlah pertanyaan melainkan kalimat retoris. Artinya, keburu nggak keburu ya harus bisa. Lalu, percakapan di atas terjadi tanggal 28 November, yang artinya… kalo acara ini jadi maju menjadi tanggal 2 Desember, maka acara cuma dipersiapkan dalam waktu 3 hari kerja saja. Ehehehehe. Sounds like a lot fun, isn’t it?
Nuansa warna yang saya pilih untuk acara kali ini adalah gold, warna yang identik dengan kesuksesan, achievement, etc… dan saya kepingin undangan ini tampak elegan, sesuai dengan subyek dan tempat acaranya. Pertama, saya buat sketsa kasar dulu di kertas, kira-kira kepingin layout undangannya seperti apa. Jangan lupa cantumkan foto yang bersangkutan di undangan. Untuk dapetin foto yang bersangkutan juga cukup bikin deg-degan. OM Jatim nggak punya media sosial, jadi panitia harus buka-buka file dokumentasi yang ada, untuk cari foto yang pas. Di samping itu saya juga kepikiran, bisa nggak ya dapetin foto yang resolusinya cukup besar untuk dipasang di backdrop yang panjangnya lebih dari 9 meter? Special request, kepinginnya undangan diberi envelope dari kertas kalkir seperti undangan farewell Korwil yang sebelumnya dibuat. Tapi waktunya mepet. Hmm oke deh, let’s see what I can do.
Saya mendapat foto yang akhirnya digunakan pada undangan dari ADH kami Bu Surja. Hmmm… kalo soal ketelatenan mencari yang antik-antik begini memang benar sih, diserahkan ke beliau. Saya desain beberapa alternatif model undangan. Yang jelas harus elegan dan lebih bagus dari undangan acara sebelumnya, tapi yang bisa diselesaikan dengan timeline sangat mepet. Memastikan ke vendor cetak, bahwa mereka bisa memproduksi desain yang saya mau dan selesai tepat waktu tapi tetap sesuai dengan budget. Update ke Kacab dan menunggu approval: desain, kepastian tanggal, jumlah undangan yang dicetak. All within one day. #fiuhhh. Diputuskan bahwa acara akan diadakan tanggal 2 Desember, alias maju sesuai perkiraan hehehe. Nah, desain undangan berikut yang akhirnya digunakan. Sempat kena protes dari vendor karena saya ngotot minta hardcover padahal waktunya udah mepet banget, but somehow the vendor was very helpful. Alhamdulillah!
Agar lebih luwes dan berkesan, saya tambahkan quotes yang menurut saya cukup menggambarkan sosok Pak Hendra, juga sesuai dengan tema yang diangkat.Â
Desain undangan, backdrop, sekaligus standing foam Pak Hendra berukuran 1:1 beres. Undangan hanya dicetak 50 buah saja untuk dikirim ke BOD dan manajemen serta harus selesai tanggal 29 November untuk dikirim kilat ke Jakarta. Vendor produksi fokus untuk beresin undangan (yang desainnya ribet ehehehe) sebelum lanjut produksi material lainnya. Sementara itu, produksi undangan pernikahan saya di-hold dulu sampai event yang satu ini kelar. Nah, sekarang waktunya lanjut ke item berikutnya yang membuat kepala saya paling pusing: multimedia! Ehehehe. Ada 2 video yang harus dibuat, dan Kacab juga sudah bertanya setengah worry bakal keburu nggak ini bikin videonya… tapi video tetap harus ada. No option but to say yes lah!
***
Jumat, 29 November. Hari ini harusnya undangan selesai diproduksi dan bisa saya dorong ke PIC Undangan, Mba Lina CR HRM. Sore-sore vendor saya laporan jika teryata hasil lipat undangan antar sisi kiri dan kanan tidak presisi. Jadinya jelek dong. Setelah nego, vendor menyanggupi untuk produksi ulang dan lembuuuur untuk kelarin semua malam ini agar keesokan paginya undangan bisa dikirimkan.Â
Di saat yang sama, tim kecil saya tercinta: desainer grafis, video editor, dan saya mulai tektokan untuk garap video. Karena kami berdomisili di ujung-ujung Surabaya dan nggak memungkinkan untuk ketemu, koordinasi dilakukan via WA dan file sharing. Video yang pertama berisikan kompilasi video ucapan yang dikirimkan oleh cabang-cabang di Jawa Timur. Ada 23 cabang di Auto2000 Jatim, jadi ada 23 video yang harus saya kumpulkan. Video-video dikirim via WA ke Kacab dan saya, lalu saya simpan jadi satu di Google Drive. Selanjutnya, saya buat storyboard kecil-kecilan pakai Power Point sebagai panduan untuk video editor, gimana buat videonya. Apakah semudah itu mengumpulkan 23 video dari cabang-cabang? Oh tentu tidak Ferguso, kalo mudah nggak ada ceritanya dong! Seingat saya, selain WA-in CRC cabang-cabang, saya juga minta tolong Kacab saya (baca: nodong), “Pak, tolong Pak… Cabang X belum kumpulin video. Cabang Y videonya nge-lag… Yang ini begini, trus yang itu begitu dll dst.”
“Sek sek, tak telpone Kacab e,” begitu jawab Kacab saya (bolak-balik) sambil meringis.
Bisa dimaklumi sih sebenarnya, karena semua serba mendadak dan untuk menggerakkan orang sebanyak ini untuk buat sesuatu dalam waktu singkat memang nggak mudah. Apalagi ini juga akhir bulan, repot-repotnya closing target dan buat report.Â
Video yang kedua, merupakan video yang menggambarkan perjalanan OM Jatim merintis karir dari bawah, hingga menjadi OM di Jatim. Nanti di video ini ada foto-foto kegiatan OM Jatim dari jaman dulu hingga sekarang di Auto2000 dan juga gambar-gambar ilustrasi untuk menggambarkan perjalanan karir beliau. Nah yang membuat gambar ilustrasi ini adalah Mba Luluk, CR dari Malang Sutoyo. She does dooling on the side. Order untuk buat doodles ini juga datang mendadak jadi semuanya serba gercep sambil panik-panik dikit deh. Aseeeeek.
Dibandingkan desain material cetak, urusan video buat saya harus ada sparing waktu yang cukup, meski mepet. Mengedit video nggak secepat mengedit gambar diam dan rendering butuh waktu agak lama, plus desainer serta editor saya punya dayjob yang nggak bisa ditinggal. So we do things in between. Sejak awal saya info ke editor untuk be available hingga video benar-benar beres: bisa diputar dengan lancar saat GR di hari H.Â
***
 |
| Undangan yang (akhirnya) sudah jadi |
Dua video, dua hari harus selesai. Terus di video kedua itu banyak foto-foto yang harus dipilah dulu, mana yang layak tampil, mana yang repetisi dan kurang relevan (more time needed then!). Saya inget banget, hari Sabtu, 30 November tek tokan sama editor sambil belanja kain untuk keperluan pernikahan di mall pusat grosir. Antara nawar harga, ngitung meter kain, sama revisian video. Â
Lagi seru-serunya nawar dan ngitung meter kain, “Ehhh.. sek sek Ce, sek tak mbalesi editorku sek selak nggak keburu.”Â
“Sek Ce, Sek tak telpon Kacabku sek Ce nunggu approval.”
Lalu si Cece Toko Kain bingung, kenapa beli kain buat pernikahan harus approval Kacab dulu.
 ***
 Minggu, 1 Desember. Ada tambahan item yang harus diproduksi yaitu backdrop untuk photobooth. Luckily desainer saya nggak lagi keluyuran dan bisa segera bantuin untuk layout desain yang kemudian segera didorong ke vendor produksi. Ehmmm.. backdrop 9 meter aja baru naik cetak pagi ini, sudah ngantri backdrop lainnya. Hohoho. Standing foam 1:1 pun juga masih digarap dan baru akan selesai Senin siang, 2 Desember. Tepat di hari H. Asiknya deg-degan.
Mumpung libur, sekalian saya gunakan waktu untuk packing kain-kain seragam pernikahan, agar bisa segera dipaketkan ke Jakarta. Sepupu-sepupu dan tante udah wanti-wanti karena sekarang sudah menjelang libur akhir tahun, dan penjahit butuh ekstra lead time buat garap. Selain itu, agenda saya hari ini adalah cek dan revisi hasil editing kedua video untuk acara farewell OM Jatim. Nanti kalo saya resign, bakal dibuatin video nggak ya? Hahaha *ngarep*
***
 Senin, 2 Desember. Hari inilah farewell untuk OM Jatim, Bpk. Hendra Purnawan diadakan. Acaranya di J.W. Marriot Surabaya. Kacab-Kacab dan panitia inti sudah stand by di lokasi sejak siang, termasuk Kacab saya untuk persiapan GR. Untuk PIC acara lainnya, termasuk saya diminta datang jam 16.00 untuk mengikuti GR. Kacab sudah ingetin supaya saya nggak telat, J.W. Marriot di tengah kota, awas macet, dll. Hehehe. Iya saya maklum. Berdasar pengalaman event-event sebelumnya, hingga menit-menit terakhir sebelum berangkat ke lokasi acara masih banyak printilan kecil-kecil yang mendadak mesti saya beresin. Meski bisa sampai di lokasi cukup tepat waktu, yaaa memang saya cenderung bikin Kacab saya deg-degan sih…. jadi saya maklum kalo di-warning bolak-balik.
On a side note, apapun tugas event yang saya tangani I always do my best. Pertama, I love doing this dan saya gemes kalo hasil akhir yang saya kerjakan nggak perfect. Kedua, and this is of the utmost importance, saya berusaha menjaga nama baik Kacab saya. Kalo event ini kaputt, yang dikeramasin atasan pasti beliau duluan dan tentunya kepercayaan yang selama ini disematkan bisa luntur. Begitu juga kepercayaan Kacab ke saya, and I don’t want that to happen. Nanti saya nggak dikasih challenge lagi dong, padahal saya tahu besaran kemampuan saya seberapa untuk handle challenge yang diberikan.
Masih di cabang, sambil dandan dan ganti baju saya koordinasi dengan vendor dan editor video. Jadi, sejak bawa mobil sendiri, my car functions as a second home terlebih lagi jika ada event: baju ganti, make up, sabun, sikat gigi, sampai dengan properti acara masuk semua di mobil. Video masih proses finishing. Ada bagian yang nge-lag dikit lah, jatuh tempo musiknya nggak pas lah, dll. Sementara itu di vendor cetak: standing foam masih finishing juga, backdrop photobooth masih baru turun cetak dan mau dikirim ke lokasi acara, serta masih mau cetak cue card dan label meja tamu VIP. Saya janjian dengan vendor untuk ketemuan sekaligus serah terima barang-barang langsung di lokasi acara.Â
Saya tiba di lokasi hampir jam 16.30. Sebagian besar CRC termasuk beberapa dari luar kota sudah tiba dan lagi asyik ganti baju sambil ngobrol. Beberapa merapikan meja area registrasi undangan. Sampai dengan tahun ketujuh saya bekerja di perusahaan ini, saya masih bingung kenapa rekan-rekan CRC ini kalo ngobrol bisa seru banget rame rumpi sedangkan saya cuma menimpali sedikit-sedikit. Nggak bisa ikutan heboh. Padahal saya paham juga sama yang mereka bahas, yang dibahas juga nggak ngebosenin. Nggak tau kenapa… cuma saya mengutip kata Victoria Beckham saja yaaa terkait hal ini, “I’m smiling on the inside.”
Hahahahaha.
Saya ketemu beberapa supervisor. Terus disalamin, “Ehhh selamat ya! Mau nikah akhirnya!”Â
“Piye iki, nggak sedih ta kamu, event terakhir lho. Nggak kangen acara tah nanti kamu,” celetuk lainnya lagi.
Kacab saya muncul dari dalam ballroom dan saya diajak masuk ke dalam. Di dalam, backdrop jumbo tercinta sudah terpasang rapi. Ada Mas Erdo yang selalu jadi floor director event lagi sibuk koordinasi sana-sini. Kacab saya juga keringetan, ke sana kemari karena beliau termasuk PIC utamanya. Ada dua Kabeng muda yang in charge untuk multimedia… Pak Obed dan Pak Yusuf. Saya menghampiri keduanya untuk memberikan file video. Baru satu yang jadi! Hahaha. Video satunya? Lagi dikebut render sama editor. Jeng jeng jeng.
Sambil menunggu kiriman link video kedua dari editor, saya mengitari ballroom. Namanya J.W. Marriot pasti megah lah. Sebenarnya pingin jajan juga di sana tapi nggak ada waktu hiksss. Para undangan akan didudukkan di round table yang menghadap ke arah panggung. Di atas panggung, backdrop yang saya buat sudah terpasang bersama dua buah layar di masing-masing sisi panggung.
Ada sesuatu yang nyesss terasa di hati. Saya tahu jadi PIC Event bukan main job dari seorang CRC di Auto2000. Boro-boro main job, di dalam penjabaran job descriptions aja nggak ada keterangannya. But in the end, this extra responsibility, being a part of the event team is what makes me fall in love with and enjoy the job. Kalo nggak ada “ekskul” yang satu ini mungkin saya udah minggat dari dulu. Atau tetap di sini tapi bosannya minta ampun.
Betul kata salah satu Supervisor yang menyalami saya tadi. I am surely gonna miss this moments.
But life moves forward. And the show must go on. As in this OM Jatim farewell show…
… jam sudah menunjukkan pukul 17.00 kurang dikiiiiiit dan saya masih tektokan sama editor untuk benerin video yang mbleret. Bergaris-garis di salah satu segmen. Editor saya berusaha perbaikin dan render ulang. Yaaa 15 menitan lah dikebut, sambil saya telponin vendor karena vendor saya belum juga keliatan wujudnya sedangkan Kacab saya udah nguberin saya melulu. Nggak lama kemudian vendor saya tiba. Backdrop photobooth  segera digelar, standing foam dipasang, cue card dan label VIP saya distribusikan ke PIC bersangkutan. And I’m done! Tinggal menunggu undangan berdatangan dan acara dimulai. Â
***
 Dress code untuk para undangan adalah smart casual. Undangan yang hadir adalah BOD dan manajemen pusat, manajemen TVC (Toyota Value Chain), serta Kacab, Supervisor, dan CRC se-Jatim. Kacab, Supervisor, dan CRC mostly dressed in jeans, kemeja santai, dan juga blazer semi-formal. I wore a creme midi dress hasil desain sendiri, a casual blazer of the same color, patterned hijab and a pair of blushed pink Reebok Classic yang saya temuin nggak sengaja di Kota Kasablanka beberapa waktu lalu.
Sebelum masuk ke dalam ballroom, para undangan mengisi buku tamu dan menulis kesan-kesan untuk OM pada post-it yang lalu ditempelkan di frame yang sudah disediakan. Tidak lama kemudian, BOD tiba, acara pun dimulai.
0 Comments