GIIAS 2019 Prep: Deg-degan di Last Minute

by | Apr 7, 2019 | Days as a CR Girl, Journal | 0 comments

 

It’s that time of the year again! 

Setiap tahun ada beberapa pameran otomotif besar yang rutin diikuti oleh Toyota. Salah satunya adalah yang diadakan di akhir Maret hingga awal April 2019 ini, yaitu GIIAS (Gaikindo Indonesia International Auto Show). Gaikindo sendiri adalah singkatan dari Gabungan Industri Kendaraan Bermotor Indonesia. Setiap tahun Gaikindo mengadakan pameran GIIAS di beberapa kota besar di Indonesia, salah satunya di Surabaya.

As usual, pameran ini adalah ajang bagi merek-merek otomotif untuk showcase their product line up, pengenalan produk dan inovasi baru, serta tentunya boosting sales number dengan berbagai promo dan gimmick spesial. BK, one of my Supervisors, gave me a hint that we have to prepare for the said event only about 8 days in advance. Nggak beberapa lama, gantian Kepala Cabang yang infoin, “Anty… siapin GIIAS ya.” Hehehe… Berdasar dari pengalaman yang udah-udah, kalo udah deket-deket event,  minimal siapin mental ama vendor deh buat ancang-ancang meskipun belum ada instruksi, karena bisa dipastikan instruksi datang bersama tenggat waktu yang mepet. 

“Problem-solving, inventing, hacking and coding is more of an adrenaline rush of endorphins rather than a feeling.” – Walter O’Brien

Hal yang mesti saya bantu prepare untuk event GIIAS kali ini nggak jauh berbeda dengan apa yang dipersiapkan di event-event sebelumnya, yaitu merchandising & promotional tools. Pertama, merchandise. Merchandise yang dipersiapkan ada 2 macam, untuk presscon dengan rekan media dan untuk pelanggan yang melakukan pemesanan kendaraan selama GIIAS, juga goody bag untuk wadah merchandise-nya. Lalu untuk material promo, karena sekarang model promosi sudah bergerak ke area digital, materi yang dibuat adalah content untuk IG/FB post dan Instastory, juga brosur pricelist untuk dibawa wiraniaga yang bertugas selama acara. Plus buat satu rangkaian TVC video untuk diputar pada screen yang ada di booth Toyota selama acara.
 

Sounds easy and simple… but things aren’t always what they seem to be.
 

Pertama, cari model merchandise yang tepat modelnya, harganya, dan bisa siap sesuai lead time yang diinginkan. Untuk mempercepat kerja vendor dan proses approval, saya search juga variasi merchandise di beberapa e-commerce dan minta vendor untuk proses lebih lanjut, apakah barang yang diinginkan tersedia atau tidak. Karena kalo cuma mengandalkan vendor untuk cari alternatif merchandise-nya, bakalan lama untuk dapetin yang sesuai kemauan. Beberapa alternatif merchandise itu kemudian didorong ke Kacab to be discussed and approved. Masih berlanjut, merchandise lalu di-branding dong pakai laser print. Butuh waktu 2 hari untuk beresin branding. Simultaneously, I asked our vendor untuk hunting goody bag plus sablonnya (karena baru diinfo kalo butuh goody bag juga) while briefing-revisi-acc desainer untuk buat desain konten promo di medsos. Desain promo yang sudah approved itu juga akan diubah menjadi TVC and will be played on screen at the Toyota booth during GIIAS exhibit.

 

Pasukan andalan lagi packing!

Merchandise dan kawan-kawannya datang tepat sesuai yang udah saya jadwalkan: 26-27 Maret dan mulai dikemas oleh pasukan saya. Di cabang, ada beberapa rekan OB yang memang udah terbiasa bantuin saya untuk persiapan event, sehingga seiring berjalannya waktu dan banyaknya acara yang dikerjakan, mereka udah tau dan siap, apa aja yang mesti dikerjakan kalau ada persiapan event seperti ini. 

TVC yang dibikin dari material promo juga udah selesai. Durasinya cuma semenit, sesuai instruksi awal. 

Hmmm… tapi ada yang kerasa janggal. 

Kejanggalan itu kerasa ketika lagi koordinasi via WA dengan BK 27 Maret jam 7.30 malam, dan yang bersangkutan tanya, kira-kira begini pertanyaannya, “Video tahun lalu ada tampilan cerita Avanzanation-nya ya. Nanti kita rangkai urutannya dengan TVC Avanza dan Veloz lalu sambung dengan TVC program (penjualan) kita.”

Rupanya ada sedikit perbedaan persepsi. Berdasar pengalaman tahun lalu, saya hanya buatin 1 TVC berdurasi 1 menit yang isinya program penjualan. Selanjutnya, TVC 1 menit yang saya buat itu dirangkai oleh team dari Jakarta dengan TVC Toyota lainnya sehingga jadi sebuah video dengan durasi yang (jauh) lebih panjang. Ternyata tahun ini kita diminta untuk beresin semua videonya sendiri!

Saat itu tanggal 27 Maret malam, sedangkan loading pameran tanggal 28 Maret malam. Which means cuma ada waktu semalam untuk beresin editan video. Video editor saya freelancer dan dia mengerjakan video editing after office hour. Jadiiiii kalo mau videonya kelar, malam ini juga USB berisi materi TVC harus udah di tangan editor. 

Apalah event wilayah kalo nggak ada acara deg-degan di last minute ‘kan?

Materi TVC ada di cabang Basuki Rachmad (dan rasanya juga masih proses download satu persatu oleh Supervisor di BR yang in charge untuk event ini, JK). Kira-kira jam 9.30 malam, BK baru tiba di BR, pindahin materi TVC ke dalam USB dan kirim USB tersebut via Gojek ke rumah editor di… Sidoarjo, sementara saya koordinasi via WA dengan desainer dan editor saya. Koordinasi setengah merayu supaya yang bersangkutan mau lembur edit video dan memastikan videonya lancar tanpa error saat diputar karena nggak ada waktu lagi untuk preview dan revisi. Pokoknya sekali jalan, harus selesai tuntas!

Esoknya tanggal 28 Maret, merchandise sudah siap semua untuk diangkut loading di malam hari. Pricelist, cue card MC, dan printilan kecil-kecil lainnya juga sudah siap diangkut oleh PIC angkut-angkut tercinta, BK. Yup, karena tiap kali event wilayah memang BK yang selalu jadi tandem barengan sebagai seksi kerepotan. 

Sementara itu, video TVC masih dalam proses editing. Udah deg-degan aja sih. Saya yakin video bisa selesai tepat waktu sebelum loading atau setidaknya saat loading nanti malam, cuma ya… karena udah tau what was at stake if the video failed to finished on time jadi ya gitu deh!

Eventually video kelar dari editor jam 7.30 malam. USB dikirim balik via Gojek ke cabang BR di mana BK dan JK udah stand by menunggu. Kemudian langsung meluncur ke Grand City untuk loading. 

 

TVC yang bikin deg-degan

Malamnya setelah loading, saya sempet telponan dengan BK, update sekilas info suasana loading GIIAS. Alhamdulillah semua persiapan udah kelar dan videonya aman. Lega deh karena tugas udah selesai, jadi bisa tidur nyenyak hehehe.

Kalo ditanya, memangnya nggak spaneng kerjain persiapan event dengan tenggat waktu yang lumayan mepet seperti ini? Nggak bete? Well, to be honest spaneng dan dag dig dug iya, bete nggak. Yah kan spanengnya dibagi bersama-sama dengan Supervisor dan Kacab ya hahaha *ngawur*. Bete? Jelas nggak, karena justru seru dan bikin ketagihan lho (buat saya). Kalo lagi sepi event sebenarnya dalam hati ini nagih-nagih… Mana nih kok nggak ada acara? 

Dari jaman kuliah memang saya suka handle event. I’d like to think that I am a creative person and to a certain degree yes I am also quite intelligent. Ketika handle event, saya dihadapkan dengan deadline yang mepet tapi hasil harus maksimal. Saat dalam tekanan itulah, kreativitas dan kelihaian saya untuk mencari jalan keluar di-challenge terus-terusan untuk selalu berhasil. Mungkin memang kesannya, ah area yang dipersiapkan dalam setiap event sama kok (marcomm) eits tapi problem yang muncul di setiap event beda-beda lho. Dan setiap kelar dari sebuah event, selalu ada pembelajaran baru yang bisa saya petik, dan applicable for the next gig/challenge.

Kalo kata Om saya, “memperkaya diri kita.”

Nggak pernah kapok, justru saya seneng banget, ketagihan malah!

 

 

Written by Anty

A CR Girl turned stay at home Mom of 3 kids. Missus Heroine is the place where I share my thoughts and journey adapting into my new roles as well as many other things. Here I am, in a journey of becoming the Heroine I want myself to be.

More From This Category

Pregnancy Skincare Routine

Pregnancy Skincare Routine

Self pampering is my favorite thing. I think most women agree that they enjoy self pampering... and that the easiest self pampering is taking care of yourself by doing skincare routine! Well, saya sering mendengar cerita perempuan meninggalkan skincare routine mereka...

read more

0 Comments

0 Comments

Submit a Comment

Your email address will not be published.

Drop me your email and I'll slide into your inbox for updates!